Importancia del análisis de proveedores

| - Kreston CSM 14 mayo, 2015

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Por Oscar López (Kreston CSM)

 

Derivado de la globalización iniciada a mediados de los 60’s, de la fuerte competencia entre empresas ya sean locales o multinacionales, a la búsqueda de procesos productivos estandarizados para la optimización de costos e incremento de utilidad y/o calidad en los servicios para la satisfacción de los clientes, se vuelve fundamental el análisis de proveedores como herramienta del control interno de las compañías.

El análisis se recomienda realizarlo mediante la homologación y evaluación de proveedores.

 

Homologación de Proveedores
Es el proceso por el cual una empresa define aquellos proveedores que están cualificados para suministrarle productos o servicios.

Un proveedor que desee trabajar con una empresa que disponga de un sistema de homologación de proveedores deberá conseguir esta homologación antes de poder comenzar a suministrar sus productos o servicios.

La homologación de proveedores puede realizarse a través de diversos métodos:

  • Auditoría. Consiste en la realización de una visita al proveedor, en la cual se evalúa una serie de factores, previamente definidos y recogidos en un cuestionario de auditoría. Como resultado de esta auditoría, el proveedor obtendrá una puntuación, en función de la cual será aceptada o rechazada su homologación.
  • Test de producto. Es la realización de una prueba de los productos que desea suministrar el proveedor y consiste en utilizar el producto en el proceso productivo y verificar su comportamiento. Al final de la prueba se homologa o no al proveedor.
  • Homologación por histórico. Se utiliza para homologar a proveedores que llevan trabajando con la empresa desde hace tiempo de manera satisfactoria. Consiste en analizar los resultados históricos de la relación con el proveedor. Con base en los resultados se procede a conceder o denegar la homologación.

 

Cuestionario de homologación. Similar al de auditoría, pero sin realizar visita al proveedor. Se elabora un cuestionario que se envía al proveedor, en el que se preguntan los datos importantes sobre su actividad, y en función de sus respuestas, se procede a su homologación.

En todo proceso de homologación de proveedores debe participar personal clave de la empresa:

  • Gerente de Compras
  • Gerente de Calidad
  • Gerente de del área que solicita el bien o servicio

 

Dicho proceso de homologación da lugar a una Lista de Proveedores Homologados y debe ser difundida a todas las personas de la empresa que tengan responsabilidades de compra de productos o servicios, para impedir que puedan comprar a proveedores que no estén incluidos en la lista.

La homologación de un proveedor no significa que la empresa esté obligada a comprar sus productos; si no que la empresa puede comprarlos. Ahora bien, la selección de proveedores a quién comprar en cada momento se deberá realizar a través del sistema de evaluación de proveedores.

 

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Evaluación de Proveedores
Homologado el proveedor y para asegurar que cumple los requisitos permanentemente, deberá efectuarse una evaluación continua.

El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios a considerar:

  • Calidad de los suministros. Nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa.
  • Plazos de entrega. Grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados.
  • Flexibilidad del proveedor. Grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa.
  • Calidad de la información. Todo lo referente a la relación administrativa con el proveedor.
  • Competitividad (nivel de precios). No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado.

 

Definidos los criterios que van a tomarse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario dar un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia para cada empresa.

Un ejemplo de ponderación sería el siguiente:

  • Calidad suministros 30%
  • Competitividad 30%
  • Plazos de entrega 20%
  • Flexibilidad proveedor 15%
  • Calidad de la información 5%

 

El siguiente paso es definir el Sistema de Evaluación a utilizar para cada uno de los criterios:

  • Puntuación de 0 a 10;
  • Puntuación de 0 a 5;
  • Valoración A, B, C,
  • Así como los casos en que se pone una puntuación u otra.

 

En el caso de Calidad de suministros, si se ha elegido un sistema de puntuación de 0 a 5 habrá que definir en qué casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoración sería la siguiente:

  • Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especificaciones en el período evaluado.
  • Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.
  • Puntuación 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.
  • Puntuación 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.
  • Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.
  • Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas.

 

Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluación de los proveedores:

  • Trimestral
  • Semestral
  • Anual

 

Así como las acciones a tomar en función del resultado obtenido, ya que la evaluación tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores proveedores.

Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente:

  • Proveedores con puntuación 0. Inmediatamente dejan de ser proveedores homologados y, por tanto, no podrán suministrar más productos a la empresa. Si desean volver a suministrar productos, deberán pasar de nuevo el proceso de homologación.
  • Proveedores con puntuación 1 ó 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un mes deberá entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el proveedor no puede demostrar que está realizando acciones para alcanzar un nivel satisfactorio, será deshomologado y no podrá suministrar más productos.
  • Proveedores con puntuación 3 ó 4. Se notifican al proveedor los incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos, anunciándole que en la próxima evaluación deberá mejorar sus resultados.

 

La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una Cédula de Evaluación, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es conveniente también que en esa cédula figure la evolución que ha tenido el proveedor en los últimos períodos de evaluación.

 

Conclusión
Con este análisis de proveedores, la empresa consigue:
Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad, incentivando a los proveedores seleccionados en la mejora progresiva de la calidad de sus suministros, su confiabilidad, flexibilidad y precios.