¿Cómo administrar tu tiempo?

| - Sandrine Dupriez 6 abril, 2015

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Lograr el éxito como mujer emprendedora significa ser altamente eficiente y saber administrar adecuadamente tu tiempo con el fin de llevar un buen balance entre tu vida profesional, tu vida personal y familiar. A veces lo obvio es lo más difícil: ¡hay que resolver lo importante e ignorar aquello que no lo es!

 

El tiempo es como el dinero, hay que saber en qué lo gastamos para saber cómo invertirlo mejor. Por lo tanto, es importante que sepas analizar el uso de tu tiempo. Durante una semana deberás apuntar todo lo que haces, sugiero que lo hagas en una hoja de Excel por bloques de media hora con el fin de luego usar colores y clasificar tus actividades (empresariales, personales, familiares) y sub-actividades (administrativas, comerciales, estratégicas, etc.).

Estoy segura que quedarás sorprendida de qué tanto tiempo le dedicas a lo que consideras más importante y prioritario. Los días solo tienen 24 horas y no son extensibles. La única forma de tener más tiempo para hacer lo que debes hacer es organizándote.

Decidiste empezar y/o desarrollar tu empresa y eso requiere de tu energía y dedicación. Si tu prioridad por el momento es 90% tu familia, quizá el momento escogido no es el idóneo. A veces, más vale atrasar el arranque de tu empresa que empezar con el pie izquierdo. Otra opción es renegociar el tiempo que dediques a tu familia y buscar apoyos, pero es importante que consideres estos aspectos antes de lanzarte a la aventura y enfrentarte con prioridades encontradas.

Como emprendedora, hay cuatro actividades que harás de forma continua y simultanea: planificar, organizar, delegar y controlar. Planificar es el “qué”, organizar es el “cómo”, delegar es el “con quién” y controlar es validar que tu plan se cumplió en tiempo y forma.

 

Planificar significa definir tus objetivos profesionales, personales y familiares de manera clara. Un objetivo no puede ser vago, no es una bonita intención que puedes aplazar como te plazca. Los objetivos deben ser “SMART” (por un acrónimo en inglés): Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y a Tiempo. Toma el tiempo necesario para definir bien entre cinco y 10 objetivos, ni uno más. Coméntalos con tu Fellow en Victoria147 y con las personas cuya opinión valoras, gente que cree en tu proyecto de empresa, busca la retroalimentación necesaria para que sean un eje central sólido y bien construido.

 

Organizar significa contar con lo que requieres para poder lograr estos objetivos como tus herramientas (lugar de trabajo, equipo de computo, de comunicación, etc.), tus recursos (financieros, colaboradores, proveedores, insumos, etc.), tu experiencia (el valor agregado que tú aportas, tus conocimientos, tu pasión, tus contactos, etc.), la asesoría que debes buscar (el apoyo de Victoria147, un buen contador, un buen publicista, etc.).

Organizarte también significa ser capaz de decir no y aceptar que no se puede llegar a todo. A veces la persona a quien te puede resultar más difícil decirle “no” es a ti misma. Hay muchos motivos para decir “sí”: no querer ofender a los demás, o no pensar en cómo un elemento nuevo afecta la carga de trabajo ya existente. Todas tenemos nuestros puntos débiles en este sentido y hay que ser conscientes de nuestras propias tendencias cuando éstas nos desvían de nuestras prioridades.

 

Delegar significa dar instrucciones claras a otra persona para que haga la parte del trabajo que le corresponde realizar y así cumplir con las metas que te fijaste. Para delegar tú debes saber bien cuales son tus expectativas y en qué consiste el trabajo a ejecutar. Delegar no es confiar a alguien algo que no sabemos hacer y esperar a que lo haga como se debe, eso casi siempre trae malas sorpresas. Para delegar con éxito es importante aplicar la regla “SMART” de tal forma que tus expectativas sean muy claras y evitar malos entendidos.

En un principio, tendrás que supervisar de cerca a la persona a quien delegaste una tarea. Conforme pasa el tiempo y ves que la persona es de confianza, te entiende bien y respeta lo que le pediste en tiempo y forma, podrás darle más libertad para trabajar y dedicarte a otras actividades.

 

Controlar significa que te aseguras que el trabajo realizado por tu equipo y colaboradores responde a tus criterios de calidad y en los plazos que definiste sin sobrepasar presupuestos. ¡Nunca dejes de controlar! Aún cuando existe mucha confianza. Tú eres la emprendedora, tú eres la máxima jefa y la persona responsable ante tus clientes, cualquier detalle, lo querrán aclarar contigo y tú debes estar en control siempre. Si algo no salió como debía, toma el tiempo de reflexionar sobre el por qué. A veces faltó claridad, apoyo o supervisión de nuestra parte; en otras ocasiones, el colaborador decidió seguir su idea y no la tuya… esas situaciones son muy desagradables y es muy importante que, si bien estás abierta a recibir ideas de tu equipo, cuando se decida un plan de acción hay que apegarse a éste.

La calidad, la constancia y la coherencia son grandes amigas de la buena administración del tiempo. “Hazlo bien siempre, sé coherente y te llevará menos tiempo”. Actuar así es un excelente principio general, aplicable a un buen número de áreas del trabajo. La calidad ahorra tiempo y dinero (¡y muchas frustraciones!). Para controlar puedes utilizar unas listas de control además de la medición definida para cada objetivo. Así sabrás si vas de acuerdo a tu plan.

El último punto en el cual quiero hacer hincapié es cómo evitar que te roben tiempo. A veces pareciera que las interrupciones y otras intromisiones que nos roban tiempo son endémicas y que nada puede hacerse para contrarrestarlas. No obstante, el factor que más tiempo nos hace perder somos nosotras mismas, especialmente cuando postergamos todo aquello que nos parece complejo. Y lo que comienza siendo ligeramente complicado, rápidamente se vuelve terriblemente complicado y, en muchos casos, da lugar a problemas adicionales. También hay que cuidar el tiempo, a veces desproporcionado, que dedicamos a hacer lo que más nos gusta. Este comportamiento es natural, pero contraproducente si tu objetivo es administra bien tu tiempo.