Controlar colaborando vs Una contra el mundo

| - Daniela Terminel 18 diciembre, 2014

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Si algo tenemos en común las mujeres es que podemos hacer varias cosas a la vez. Es parte de nuestra naturaleza, esa habilidad de tener varias pelotas en el aire manteniendo cierto control de todo. Pero seamos realistas, es algo que conforme pasa el tiempo se va complicando. Haciendo una analogía, ¿recuerdan cuando estaban en primaria? nuestra mayor responsabilidad era sacar buenas calificaciones, la tarea era poca, y básicamente dependía al 100% de nosotros; en secundaria y preparatoria, igual teníamos que mantener el nivel de calificaciones, pero el nivel de complejidad aumenta: proyectos en equipo, diferentes maestros, muchas más materias y por lo mismo más exámenes; para la universidad hay que empezar a trabajar, hacer prácticas de verano para armar nuestro CV, etc.

En la vida profesional sucede lo mismo, cuando recién empezamos, se acordarán era un horario más o menos fijo, con las expectativas de nuestro rol bastante definidas, así fuera preparar presentaciones, e ¡ir por las copias!… Al ir creciendo las responsabilidades aumentan: debemos “pensar estratégicamente” y traer nuevas ideas, manejamos un equipo (al cual además hay que hacer crecer), la toma de decisiones implica mayor riesgo y para cuando nos damos cuenta, de repente, ya estamos saliendo a ver clientes, proveedores, viajando, “apagando fuegos” y haciéndola de psicólogo con el equipo, entre mil y una más cosas. Este es un momento clave, en el que o nos volvemos locas o encontramos la forma de hacer que las cosas sucedan, y que sucedan de la manera que lo esperamos, delegando y dando lo que los americanos llaman “empowerment” o empoderamiento, lo cual no es simplemente delegar, si no que la gente a la que le damos la responsabilidad sienta que tiene el poder para tomar decisiones y que su proyecto, por más pequeño o grande que sea, es SU responsabilidad. Pero claro, para realmente delegar de esta manera se necesita tener confianza, y para tener confianza la comunicación es clave.

Ya he hablado de la importancia de la comunicación y de algunas técnicas que ayudan a alienar los objetivos personales y del equipo, ahora les quiero compartir, una herramienta que para mí ha sido vital, desarrollando a mi equipo, delegando, dando poder de decisión y sentido de pertenencia a mi equipo, todo esto manteniéndome al tanto de lo que pasa en el día a día.

Para darles una idea de mi reto, soy responsable de la operación de nueve oficinas basadas en diferentes países, entre África, Medio Oriente y Europa, mi equipo, mis pares y yo, viajamos entre 40-50% del tiempo, lo cual hace que en el año posiblemente estemos todos en el mismo lugar no más de 50 días en total. Sin embargo, yo debo estar al tanto de lo que sucede en mi equipo y debo de tomar decisiones en conjunto con mis pares. En un principio intentamos tener una llamada/junta semanal “inamovible”… nada es inamovible y por supuesto que no la hacemos todas las semanas; también intentamos darnos copia oculta en cada correo, recibir 500 correos al día, no es divertido, ni productivo.

Hace más o menos dos años empezamos a usar una herramienta, que literal cambio mi vida, y la de nuestro equipo. Se llama Asana, y es una aplicación móvil y web, que cambia la forma en la que los equipos trabajan, para hacerlo más eficiente, y transparente. Te permite armar grupos de trabajo, asignar actividades con fechas de ejecución, le gente puede comentar sobre la actividad o proyecto, tu contestar, y así la historia de la conversación se queda ahí y disponible para todos, hay completa transparencia. Las interdependencias son claras: nada de que “fulanito no me mando el material a tiempo”, y si en verdad Fulanito no lo hizo, toda la gente en el proyecto lo sabrá, pues todos son parte del sistema, lo cual evidentemente tiene un impacto positivo, pues nadie quiere ser “Fulanito”. ¿Tus reuniones tienen una agenda estática y te cuestionas si pudieran hacerlas en menos tiempo y con acciones específicas? Esta plataforma es ideal para tener agendas colaborativas, donde puedes adjuntar documentos de referencia, asignar actividades durante la reunión y dar seguimiento a las actividades pactadas con anterioridad. Y todo, literal con un ¡click! No es un programa para tus “pendientes” es una plataforma muy simple pero poderosa para administración de proyectos y colaboración. Integra y alinea a los equipos.

No solo eso, se pueden integrar procesos, en forma de “checklist”, por ejemplo para una RFP o cotización. Es una muy buena manera de asegurarnos que los vendedores sepan exactamente qué se incluye, así no das chance al “se me olvido” porque está ahí, y se va marcando… Y lo mejor de todo, es que te mantiene al tanto de lo que va pasando. En nuestro equipo, la cantidad de mails que mandamos se ha reducido por lo menos un 40%, pues mucho lo hacemos a través de la plataforma. Ellos hablan con el equipo de una oficina, ponen sus notas en el “proyecto” y yo recibo un correo con las notas. Necesito que envíen unos documentos a un cliente: lo asigno en mi teléfono o computadora, y en el momento que lo hacen, recibo un correo notificándome…

Podría pasar horas hablando de esta herramienta, y la cantidad de aplicaciones que tiene, pero como sé que nuestro tiempo es el recurso más preciado, las invito a que vean algunos de los videos y sobre todo que lo intenten, yo hablo de Asana, porque es la que conozco, pero hay otras en el mercado como Trello. En este momento igual se preguntan si soy socia de Asana, y lamentablemente no, porque ¡me encantaría! soy solo una usuaria muy pero ¡muy contenta! Ah y se me olvidaba, además es gratis, por lo que créanme, en esta ¡no tienen nada que perder!

Nos vemos la próxima, y como siempre ¡a trabajar sonriendo!

 

Sobre el autor
Daniela es una apasionada del mundo emprendedor. Durante los últimos 10 años, ha trabajado con cientos de emprendedores de Latinoamérica, Medio Oriente, África y Europa, ayudándolos a escalar su negocio y ser factores claves de desarrollo en su entorno. También es una apasionada de la vida por lo que siempre busca la forma de disfrutar y sacar lo mejor de cada faceta. Para ella, el máximo profesional se alcanza solo cuando primero estás bien en lo personal. @dterminel