La importancia del control interno para disminuir el riesgo de un fraude

| - Kreston CSM 22 junio, 2015

disminuye fraude INT

por John Milner

 

Para la economía nacional y local las Micro, Pequeñas y Medianas empresas son un motor que impulsa la generación de empleos, utilizan los recursos nacionales para satisfacer las necesidades de la sociedad en materia de bienes y servicios. Según el Instituto Nacional de Estadística y Geografía en su censo económico del 2013, en el país hay más de 5 millones de empresas: 95.2% microempresas, 4.3% pequeñas, 0.3% medianas y el 0.2 grandes compañías.

Por otro lado, las Pymes mexicanas aportan el 52% de la Producción Bruta Total y generan 73% de los empleos. Los beneficios sociales y económicos de las Pymes, se miden por su dinamismo y la posibilidad de crecimiento, ya que absorben una porción importante de la población económicamente activa y su modo de operación puede adaptarse a las nuevas tecnologías de acuerdo al Plan Nacional de Desarrollo.

Al establecerse a lo largo del país, la contribución de las pymes al impulso del comercio local y regional multiplica sus beneficios, al explotar los recursos propios de cada entidad y traducirlos en ganancias. Sin embargo, este sector no reinvierte sus utilidades para la mejora de equipo o técnicas de producción y por su naturaleza carecen de personal especializado y capacitado, por lo que no ofrecen sueldos competitivos y en la mayoría de los casos los controles internos son mínimos o inexistentes además de que carecen de una organización estructural.

Esto se debe a que gran parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de los casos, carecen de formalidad, de una organización adecuada y falta de manuales de procedimientos y de políticas que sean conocidas por todos los integrantes de la empresa.

 

Disminuir riesgos y evitar fraudes
Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos.

En todas las organizaciones es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se evitan riesgos y fraudes; además de que se protegen, se cuidan los activos y los intereses de las empresas. Asimismo, se logra evaluar la eficiencia de la empresa en cuanto a su organización.

El ambiente o entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los componentes aportando disciplina y estructura. Los factores incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa.

El mejor sistema de control interno es aquel que no daña las relaciones entre la empresa y sus clientes así como también es aquel que mantiene un nivel alto de dignidad humana en las relaciones entre dirigentes y subordinados. Un buen sistema de control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios ya que de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar las alternativas que mejor convengan a los intereses de la entidad.

El Control Interno debe ser empleado por todas las empresas independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza de sus operaciones, y diseñado de tal manera que permita proporcionar una razonable seguridad en la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.

 

¿Qué son los procedimientos de control?
Los procedimientos de control están constituidos por las prácticas y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable que establece la administración, sirven para proporcionar la seguridad de lograr los objetivos específicos de la entidad. Sin embargo, el hecho de que existan formalmente políticas y procedimientos de control no necesariamente significa que estos operen de manera eficiente.

Las actividades de control existen y se dan a lo largo de toda la empresa, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones.

En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en:

  • Controles preventivos.
  • Controles de detección.
  • Controles correctivos.
  • Controles manuales o de usuario.
  • Controles informáticos o de tecnología de información.
  • Controles de la dirección.

Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al corto y largo plazo, permitiendo a la Dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos y transformarlos en oportunidades.

 

¿Por qué la supervisión continua es necesaria?
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso funciona según lo previsto, ya que a medida que cambian los factores internos y externos, los controles que en ese momento resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y dejar de dar a la dirección la seguridad razonable que ofrecían antes.

El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control.

La supervisión de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de auditoría interna o de personas independientes. Las actividades de supervisión continúa destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones, y otras acciones de rutina.

 

Conclusiones
Podemos afirmar que el Control Interno debe ser empleado por todas las empresas independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza de sus operaciones y a su vez el diseño de las normas de control interno deben proporcionar una razonable seguridad en la efectividad y eficiencia de las operaciones, así como también generar confiabilidad en la información financiera y el acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Es muy recomendable la evaluación en la parte administrativa y contable donde por parte del dueño o propietario en determinadas funciones claves; así como la aceptación y participación del personal que labora en la empresa para que se logren los objetivos propuestos por la misma.

Sea una empresa Familiar o no, la importancia de definir políticas, métodos y procedimientos es vital para crear acciones que permitan generar mecanismos de prevención y de detección con la finalidad de buscar la mejora continua en las áreas administrativas y contables y así, obtener información veraz y confiable.

Son numerosos los beneficios de contar con un sistema de control interno ya que estos pueden ser la diferencia entre el éxito o el fracaso de una empresa o negocio.

 

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