La prevención de pérdidas en el retail

| - Kreston CSM 8 septiembre, 2015

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El sector retail y muchas entidades se han acostumbrado a vivir con la pérdida de existencias, lo interesante es que éstas se deben a errores internos ocasionados por la existencia de procesos que han sido diseñados e implementados de forma deficiente.

Por Kreston CSM

Las cadenas de retail concentran sus esfuerzos en reducir las pérdidas derivadas de robos, sin embargo la mayoría de estas pérdidas se pueden atribuir a errores en la forma en que se gestionan los inventarios. Es decir, estas pérdidas podrían evitarse, para lo cual tendrán que analizar detenidamente sus procesos internos y causas externas.

1. Políticas y control de pérdidas.
También es importante que estas empresas establezcan una política formal y por escrito para abordar este tema, contar con un equipo dedicado a revisar y controlar estas pérdidas así como fijar los objetivos de merma de existencias.

Es importante considerar que las empresas deben fijar objetivos anuales en torno a las pérdidas. Las empresas que evalúan su rendimiento de acuerdo con objetivos preestablecidos, utilizan procedimientos de control mensuales, trimestrales, semanales así como anuales.

2. Especificar las líneas de reporte.
Aun cuando las empresas cuentan con equipos que realizan el seguimiento de las pérdidas de existencia, estas no siempre tienen una adecuada organización del equipo ni sobre a quién deben rendir cuentas, esto se refleja en las distintas líneas de reporte dentro de las empresas.

Como los casos que se reportan al Gerente General, al responsable de auditoría, Gerente de Logística o al responsable de ventas. También se tienen equipos que reportan directamente al Gerente de Finanzas o Gerente responsable de la cadena de suministro o al Director Comercial.

Los procedimientos suelen encontrarse dispersos en distintos documentos dirigidos a los responsables del almacén, al personal de auditoría interna o al personal de seguridad. Esto es una parte fundamental del problema de las empresas que no hay un único responsable.

3. Participación de empleados y proveedores.
Algunas empresas utilizan incentivos salariales vinculados a la prevención de las pérdidas, así mismo se proporciona capacitación a los equipos y empleados que operan los almacenes y zonas que se manejan las existencias.

Las mejores prácticas destacan la importancia en el entrenamiento de los empleados, para sensibilizarlos sobre la pérdida de existencias así como para que conozcan y apliquen los distintos procedimientos de la empresa. Los mayores retos consisten en contratar personal honesto y que lo siga siendo, así como conseguir que los empleados se involucren en el proceso de prevención de pérdidas.

Las áreas del negocio que normalmente cuentan con indicadores clave de rendimiento para fomentar estos incentivos, suelen ser los Almacenes, zonas que se manejan las existencias, sus equipos de Dirección y área de Compras.

Existen empresas que buscan revisar los procesos, compartir información para colaborar con sus proveedores y buscar reducir éstas pérdidas, a través del desarrollo de estrategias para prevenir la pérdida de existencias.

4. Diferencias de Inventario.
El inventario dará como resultado: faltantes o excedentes. En donde los excedentes se dan, cuando no se registra correctamente el ingreso de mercadería, mientras que los faltantes pueden ser por distintos motivos:

  • Producto dañado, debido a una deficiente calidad en el transporte, recibo, almacenaje etc.
  • Error del sistema de control, por mercancía dañada o robada no dada de baja en el sistema.
  • Error de proveedor, el cual se puede controlar a través de tareas rutinarias al momento de recibirla.
  • Robo perpetrado por agentes externos, al momento de que la mercancía está en tránsito.
  • Robo interno, realizado por el propio personal de la empresa por un débil control interno.

5. Invertir en la prevención de pérdidas.
La capacitación, tecnología y seguridad en los puntos de venta son las principales inversiones que realizan las empresas para combatir las pérdidas de existencias. Las empresas consideran importante fomentar la integridad de los empleados y optimizar los procesos.

  • Capacitación. Las empresas no siempre proporciona el adiestramiento en tareas básicas, como el recuento de existencias el cual puede ser muy impreciso. El recuento es un elemento de control importante pero complicado de implementar, dado que las cadenas de Retail mueven grandes cantidades de existencias de un lado a otro y los puntos de venta se encuentran abiertos muchas horas a la semana. Los recuentos se realizan al principio o generalmente al final del día, por lo que el cansancio acumulado y las ganas de finalizar la jornada laboral, son aspectos que contribuyen a la existencia de errores.
  • Procesos internos de control de pérdidas. La protección de activos es una principal prioridad, seguida del análisis de existencias y los procesos basados en TI, como los análisis de sistemas y de los datos recolectados en los puntos de venta.

A pesar de la inversión que representa, la tecnología de identificación por radiofrecuencia ya es aplicada en las cadenas de autoservicio y departamentales, en donde han obtenido los siguientes beneficios:

  • Los productos de alto valor son fácilmente identificados, controlados y al mismo tiempo que evita falsificaciones.
  • Elemento de automatización y visibilidad con bajo índice de error al utilizarse en bandas transportadoras para identificar producto en sus niveles de empaque.
  • La identificación de contenedores logísticos en forma de pallet. Además ayuda a eliminar robos y permite obtener control de entradas y salidas de mercancía del almacén.

Algunas estrategias sencillas y eficaces para evitar las pérdidas de existencias puede ser el uso de un mejor embalaje, por ejemplo podría reducir los daños y evitar que se produzcan robos por parte del personal y empleados de logística.

Asímismo, se puede realizar una comparación directa entre tiendas para identificar las mejores prácticas aplicadas en aquellas tiendas con mejores resultados y compartirlas para que sean aplicadas en las demás tiendas. También es importante considerar que los años de experiencia del responsable de la tienda están relacionados con el nivel de experiencia, es decir a mayor experiencia o formación del personal representa un factor clave para limitar la pérdida de existencias.

6. Conclusión.
Las fallas en los procesos suelen ser el resultado de la acumulación de errores así como una deficiente capacitación o formación de los empleados.

Si se logra que los empleados asuman la responsabilidad de su trabajo y rindan cuentas al respecto, las pérdidas podrán disminuir. Es importante considerar que las pérdidas de existencia son responsabilidad de todos los que trabajan en la empresa, para lo cual es necesario contar con procedimientos vigentes y formalizados.

En ocasiones, la Dirección está demasiado alejada de la primera línea del negocio y por tanto no está lo suficientemente involucrada ni es lo suficientemente proactiva. Por lo anterior, las empresas deberán considerar el rediseño de sus procesos de gestión, por lo que para mejorar el diseño y la implementación de los procesos es necesario que la Administración demuestre un claro compromiso.