Cinco reglas para delegar de manera eficaz

| - Sandrine Dupriez 14 marzo, 2017

Estas cinco reglas te permitirán contestar cinco preguntas fundamentales: ¿qué? ¿ quién? ¿por qué? ¿cómo? y ¿cuándo?

Por Sandrine Dupriez

 

El mes pasado vimos que saber delegar exige lo siguiente:

1. El director otorga la responsabilidad de una tarea a un empleado

2. El empleado esta dispuesto a asumir esta responsabilidad

Ahora les comentaré unas reglas básicas para delegar de manera eficaz:

1. Primero hay que tener bien claro lo que hay de hacer. Parece obvio, pero he visto en más de una ocasión un director delegar a su empleado una tarea con la simple frase “¡hazlo!” Y cómo el empleado no quiere verse mal, tampoco hace preguntas para entender bien las expectativas de su jefe. Estas situaciones provocan muchas frustraciones de ambos lados.

Para definir lo que hay que hacer, es importante poder describir las tareas a realizar, conocer el propósito de cada una, saber los resultados y avances esperados.

2. Luego hay que definir las responsabilidades de cada persona involucrada. Debe haber una persona que se hace cargo de la responsabilidad global y otros de las subtareas. También es importante definir quién tiene autoridad sobre los integrantes del grupo de trabajo, cual es el entregable de cada uno y los plazos a respetar para lograr el objetivo en el tiempo definido.

3. Existe una mayor cohesión en un grupo de trabajo cuando cada uno entiende los motivos del trabajo a realizar y el contexto general. No querer explicar a nuestros empleados por qué solicitamos su contribución es contraproducente y genera desconfianza. Cuando uno no entiende a que sirve su trabajo, muchas veces lo hace sin ganas y sin ser muy proactivo.

4. Otro aspecto clave a considerar es cómo hay que realizar el trabajo. El director debe comunicar con claridad el modus operandi. Decir a un empleado “sé creativo” y luego criticar cada iniciativa porque no corresponde al modo de trabajar del jefe, demuestra una falta de comunicación y planeación. Hay que tomar el tiempo de aclarar como se va a realizar cada tarea, con que recursos y colaboradores.

5. Cualquier plan de trabajo sin plazos bien definidos, es un sueño guajiro… es decir, nunca se concretará dado que nadie sabe para cuando tiene que cumplirse! Hay que establecer plazos claros para el proyecto global y cada subtarea. Hay que planear juntas para medir los avances y así poder reajustar el plan si hay casos de fuerza mayor

Estas cinco reglas te permitirán contestar cinco preguntas fundamentales: ¿qué? ¿ quién? ¿por qué? ¿cómo? y ¿cuándo? Asegúrate que las respuestas estén claras para ti y tu empleado.

El mes próximo te daré unos tips para brindar un mejor apoyo a tus empleados en la realización de las tareas que les delegaste.

Sandrine Dupriez, MBA. Directora General de Sonova México. @SDupriez